De Agile Portfolio Manager
Het Strategisch Communicatie Frame helpt je om te bepalen welke kwesties je waarom hoe wilt aanpakken in een bepaalde situatie of een bepaalde periode. Dat levert één of meer ambities op die je wilt realiseren. Uit die ambities volgen een aantal prioriteiten waarmee je die ambitie(s) waarmaakt. Om dat te managen, kun je de Agile Portfolio Manager gebruiken.
De Agile Portfolio Manager is een overzichtelijk, transparant en accountable middel om aan meerdere doelen tegelijk te werken en je als team of afdeling voortdurend af te vragen of je wel het goede doet en of dat op de beste manier doet. Agile staat voor wendbaar, flexibel, slim en snel.
Op de Agile Portfolio Manager zie je in één oogopslag welke prioriteiten je hebt bedacht bij welke ambities. Stel dat je vier ambities hebt, dan deel je de Agile Portfolio Manager in vier segmenten; heb je bijvoorbeeld drie prioriteiten dan deel je de Agile Portfolio Manager in drie segmenten op. Per segment zet je in de binnenste ring de ambitie en in de middelste ring alle prioriteiten die je hebt bedacht om die ambitie te realiseren.
De Agile Portfolio Manager is bedoeld als instrument om met elkaar af te stemmen welke prioriteiten nu aan welke ambitie bijdragen, of dat wel de goede zijn, en wat de voortgang ervan is. Het is niet voor niets bedoeld als een agile instrument: je hangt de Agile Portfolio aan de muur en werkt met post-its die je gemakkelijk kunt vervangen.
De prioriteiten kunnen het beste worden geformuleerd in de vorm van projecten, al zullen sommige het karakter hebben van lopende zaken die je toch al doet maar waarmee je nu een bepaalde ambitie wilt realiseren of waarvan je voor een deel gebruik maakt om die bepaalde ambitie te realiseren.
Op vaste momenten wordt een stand-up georganiseerd waarin de keuzes en voortgang worden besproken. Die stand-ups komen daarmee (gedeeltelijk) in de plaats van het reguliere afdelingsoverleg.
De binnenste ring is de minst flexibele. Als je die verandert moet daar een ernstige reden voor zijn. Meestal is het verstandig om dan eerst terug te gaan naar het Strategisch Communicatie Frame waarin je hebt geformuleerd waarom je bepaalde ambities wilde realiseren. De middelste ring is al veel flexibeler, want zodra een prioriteit klaar is, kan de post-it eraf, en tussentijds bedenk je soms weer nieuwe prioriteiten om je ambitie(s) te realiseren. De buitenste ring is de meest flexibele: die wordt iedere keer tijdens de stand-up opgeschoond en gevuld met nieuwe speerpunten ten aanzien va de uitvoering. In die buitenste ring komen per ambitie die zaken die je met elkaar in de gaten moet houden, die je niet moet vergeten, die extreme prioriteit hebben in de periode tussen deze stand-up en de volgende, en alles wat je met elkaar belangrijk vindt om daarin te formuleren.
Met de Agile Portfolio Manager krijg je dus inzicht in wat je als team doet om een ambitie te realiseren, waardoor je je sneller kunt afvragen of je wel het goede doet. Je bespreekt bovendien regelmatig met elkaar of je wat je doet wel op de beste manier doet. Je houdt overzicht over welke acties horen bij welke ambities en je kunt met elkaar sturen op dat wat echt belangrijk is.
Wil je het nog verder vervolmaken dan zou je ook bij de prioriteiten kunnen formuleren hoeveel tijd je inschat dat je nodig hebt om eraan te voldoen. Daarmee kun je ook de work load van je team of afdeling managen.
De lege hoeken van het vel kun je gebruiken om zaken te formuleren die je belangrijk vindt om in de gaten te houden, bijvoorbeeld wat de ambities van de organisatie zijn waaraan jullie met jullie ambities bijdragen. Je kunt het uitbreiden waarmee je wilt, alles mag zolang het maar overzichtelijk blijft en helpt om de dagelijkse werkzaamheden te bespreken en te managen.
Het poster model van de Agile Portfolio Manager is te vinden op de downloadpagina. Betteke van Ruler, met dank aan Gidion Peters die mij op het spoor bracht hiervan en van wie de foto hieronder is.
